Universiteit Utrecht, schoonmaakbedrijf Westerveld en Asito werken op unieke wijze samen

Al voor de aanvraag van Universiteit Utrecht op de marktkwam, bereidde Asito zich goed voor op de aanvraag. “Juist in pandemietijd besteedden we veel tijd en energie aan innovatie”, vertelt Olha Parag, projectleider van Universiteit Utrecht bij Asito. “Bij Asito zijn we vooruitstrevend en ambitieus. We blikken altijd vooruit en doorgronden de behoefte van een klant al vóór een uitvraag.”

Vier pijlers

Met succes, want Asito won de aanbesteding. Olha: “De universiteit heeft een eigen visie op schoonmaak, gericht op vier pijlers: maatwerk, samen, innovatie en duurzaamheid. Alles wat wij doen is te herleiden tot die pijlers. Zo leveren wij maatwerk door slim en snel in te spelen op de behoefte van onze gebruikers en flexibel te zijn. Is er toenemende traffic ineen gebouw of is het juist rustig? Dan haken wij daarop in door snel op- of juist af te bouwen. Samen & schoon is ons motto, dus werken we met vaste en vertrouwde gezichten en zorgen we voor continuïteit van de bezetting in ons team. We werken op basis van voorgaande onderzoeken en blijven onszelf verbeteren. En we zijn actief en ambitieus op het gebied van duurzaamheid. Bijvoorbeeld in de machines die we gebruiken, maar ook in duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers.”

Proactief werken

Effectief, productief en proactief werken is daarin heel belangrijk. “Het onderwijs, de dierenkliniek en ook onderzoek aan de universiteit kan niet stil komen te liggen en moet altijd doorgaan. Daarin ondersteunen wij de universiteit. Universiteit Utrecht verwacht dat we niet alleen problemen oplossen, maar ook oorzaken vinden. We adopteren de uitdaging en acteren daar proactief op. Is er bijvoorbeeld een lekkage, dan gaan we niet alleen langs met de waterstofzuiger. We kijken waar de oorzaak ligt en of we daar iets aan kunnen doen”, zegt Olha. “Maar dat kunnen we alleen gezamenlijk met alle ketenpartners realiseren. Denk aan de cateraar, beveiliging, groenvoorziening en frontoffice van Universiteit Utrecht. We zijn allemaal deskundigen in ons eigen vakgebied, maar hebben óók gezamenlijke uitdagingen. Denk aan personele bezetting of het werken aan een duurzame wereld. We hebben elkaar dus nodig. In de toekomst willen we de ketensamenwerking voortzetten en met gezamenlijke KPI’s aan de slag gaan; we dienen immers één klant samen.”

Meike Haase, objectleider van Universiteit Utrecht bij Asito, sluit zich daarbij aan. “Een mooi voorbeeld is dat de medewerkers van Asito de medewerkers van gebouwzorg helpen bij sneeuwval. Met het sneeuwvrij maken van paden bijvoorbeeld. Andersom helpen medewerkers van gebouwzorg onze medewerkers ook. Die wisselwerking zetten we natuurlijk graag door in de ketensamenwerking met andere ketenpartners.”

Unieke samenwerking

Extra bijzonder is dat Asito tot 1 juli samen optrekt met concullega en schoonmaakbedrijf Westerveld, waarvan regio Binnenstad wordt overgenomen. “Normaal gesproken neemt het huidige schoonmaakbedrijf op de laatste dag de spullen mee, waarna het volgende bedrijf een dag later start”, vertelt Marleen van Delden, locatiemanager bij Universiteit Utrecht voor schoonmaakbedrijf Westerveld. “Dat wilde ik anders. Omdat we elkaar én de klant allebei goed kennen, was hier de unieke mogelijkheid om het samen vorm te geven. Zodat we de klant optimaal konden ontzorgen.” Daarop nam Marleen Meike en haar collega’s mee door de gebouwen en bijzonderheden die daarbij hoorden, koppelde ze Meike aan de managers van de faculteiten en bood ze ruimte om met haar medewerkers in gesprek te gaan. Meike: “De ruimte die ik kreeg om informatie te verzamelen, was echt de sleutel tot succes.”

Marleen vond het daarnaast heel belangrijk dat medewerkers straks zonder problemen en met een goed gevoel overgaan naar hun nieuwewerkgever. “Alle arbeidsvoorwaarden moesten worden gewaarborgd. Er waren veel vragen: blijft alles hetzelfde, wie wordt mijn nieuwe locatiemanager, mag ik hier wel blijven werken? Die spanning namen we gelukkig weg door goed samen te werken. Asito heeft eigenlijk alles op een presenteerblaadje, daarop kunnen ze in de toekomst verder bouwen. Dat maakt dat ik het met een gerust hart uit handen geef.”

Warm welkom

De afgelopen tijd stond in het teken van de nieuwemedewerkers een warm welkom bieden. “Daar begonnen we in mei al mee, met een welkomstbijeenkomst waar ook klantmanager Patrick Kloosterman, HR-manager Sandra Slot en contractmanager Rob van Gerven van Universiteit Utrecht bij aansloten. Zo leerden nieuwe medewerkers ruim van tevoren onze gezichten en Asito vast kennen”, vertelt Meike. “En een paar dagen later voerden Olha en ik, HR én administratie al individuele kennismakingsgesprekken. Zodat alles duidelijk was voordat mensen hun nieuwe contract tekenden. Uiteraard kregen alle nieuwe collega’s een ‘Welkom bij Asito’-taart voor thuis, om met familie of vrienden te vieren dat ze een nieuwe werkgever hebben.” Olha en Meike benadrukken het belang van dat warme welkom. Meike: “We vinden het belangrijk dat alle nieuwe medewerkers voelen dat zij onderdeel zijn van het grote geheel en ze een familiegevoel ervaren.”

Beide dames zijn trots op het nieuwe contract en kijken ontzettend uit naar de verdere samenwerking met Universiteit Utrecht. Olha: “We hebben veel gemeenschappelijke doelen die we samen kunnen en willen bereiken. Denk alleen al aan duurzaamheid.” Meike: “De ambitieuze duurzaamheidsdoelstellingen van Universiteit Utrecht – CO2-neutraal in 2030 –stimuleert ons om daar constant naar te kijken op allerlei vlakken en het ook bij onze eigen leveranciers door te zetten.”