Efficiënter werken én minder werkdruk dankzij datagedreven schoonmaak

Organisaties willen vaak té snel aan de slag met datagedreven schoonmaak; de schoonmaak door middel van data afstemmen op het gebruik van het betreffende gebouw. Bijvoorbeeld met een sensor op iedere werkplek, het liefst in iedere ruimte, zodat ze altijd zicht hebben op wanneer een ruimte moet worden schoongemaakt. Datagedreven schoonmaken is geen doel maar een middel, stelt Chantal Snijders, innovatiemanager bij Asito.

“Het is geen innovatie die je inzet om maar innovatief te zijn. Het doel moet zijn dat je het werk makkelijker, leuker of efficiënter maakt met slimme oplossingen.”

Planning en praktijk

‍Vaak wordt de planning van de schoonmaak evenredig verdeeld; een vast aantal dagen, een vast aantal uren en een vast aantal mensen. Terwijl het gebruik van een gebouw per dag kan verschillen. Je hebt niet meteen hele specifieke data nodig om efficiënter te werken, vindt Chantal. Als het doel is om de schoonmaakplanning beter aan te laten sluiten bij de bezetting, kun je beter op een globaal niveau beginnen en dan steeds specifieker worden in plaats van andersom. Dit kost minder moeite, maar zorgt wel voor een groot resultaat. Chantal adviseert: “Kijk eens globaal naar de planning: wat doet mijn bezetting door het jaar heen? Zijn er verschillen tussen maanden, weken en dagen? De personeelsplanning pas je aan op de trends die je ziet. Een medewerker extra op dinsdag omdat het op die dag drukker is bijvoorbeeld, en een medewerker minder op woensdag.”

Op het juiste moment op de juiste plek

‍Na het aanpassen van de dagplanning is datagedreven schoonmaak een logische vervolgstap. Denk aan het analyseren en optimaliseren van de data op het gebied van de bezetting per verdieping, zone, ruimte of zelfs werkplek. Asito is op dit moment bezig met een aantal pilots bij kantoorlocaties en luchthavens. “We leggen het gebouwgebruik van de klant en onze personeelsinzet naast elkaar. Samen met de objectleider bespreken we welke werkzaamheden we gaan uitvoeren op rustige of juist drukke momenten”, legt Chantal uit. “Als het heel druk is op een luchthaven, is er meer vervuiling. Door het gebruik van data weet je dat je op drukke momenten extra personeel in moet plannen. Ook kijken we samen met de klant of we het gebruik van gebouwen beter kunnen verdelen. Denk aan een kantoorpand waar op vrijdag minder werkplekken en vergaderruimtes worden gebruikt. Als je ervoor zorgt dat deze mensen op dezelfde verdieping werken, besparen we tijd doordat bepaalde ruimtes niet gebruikt zijn en dus niet schoongemaakt hoeven te worden. Hierdoor is er meer ruimte voor andere schoonmaaktaken of taakintegratie. Tot slot kijken we naar de bezetting per zone. Is er bijvoorbeeld meer bezetting nodig op een andere verdieping omdat het daar drukker is? Dan spelen we daarop in met de planning.” Na de pilotfase gaat Asito het schoonmaakprogramma optimaliseren bij bestaande klanten. Bij nieuwe klanten kijken ze vanaf het begin van het contract op welke manier ze mee kunnen bewegen met de dynamiek van het gebouw. “We doen nu heel veel ervaring en kennis op, waardoor we straks beter kunnen adviseren en sturen”, zegt Chantal.

Menselijke factor

‍Bij datagedreven schoonmaak ligt de focus vaak op data, cijfers en feiten. Technologie kan veel, maar schoonmakers weten heel goed wat er nodig is in een ruimte. Vertrouw op de kracht en expertise van de schoonmakers, want in de praktijk is de menselijke factor onmisbaar. Daarnaast is het belangrijk om goed voor je mensen te zorgen. Vooral in een periode waarin de arbeidsmarkt krap en de werkdruk hoog is. “Schoonmaakwerk is fysiek zwaar werk. We willen niet dat onze mensen harder moeten werken en daardoor ziek worden of klachten krijgen. Met datagedreven schoonmaak beperken we de fysieke belasting én verdelen we de werkdruk”, concludeert Chantal. “Het is een mooi middel om slimmer te werken en plannen, maar we besteden op veel verschillende manieren aandacht aan duurzame inzetbaarheid. Zo zorgen we ervoor dat dit mooie en belangrijke werk aantrekkelijk blijft.”