Vloeronderhoud optimaliseren met het vloerenpaspoort

Chantal Snijders, innovatiemanager bij Asito, houdt zich in haar rol dagelijks bezig met het zoeken naar en toepassen van nieuwe oplossingen voor uitdagingen die spelen op schoonmaakgebied. “Structureel vloeronderhoud is superbelangrijk om de kwaliteit van vloeren te behouden. Daarom is het essentieel om het onderhoud goed vast te leggen. Maar in de praktijk gebeurt dat niet altijd. Soms wordt er in Excel-bestanden of op papier bijgehouden wat er wanneer is gedaan, maar dat is niet gebruiksvriendelijk en ook niet transparant.”

Asito ontwikkelde daarom het vloerenpaspoort, een app die het onderhoud van vloeren overzichtelijk maakt. De app bestaat uit twee delen: een webapplicatie en een applicatie voor op je telefoon. Chantal: “Via de webapplicatie log je in en is alle informatie over de vloeren van de klant zichtbaar. Denk aan welke vloeren er zijn, in welke ruimtes die liggen én wat het oppervlak van die vloeren is. Maar ook welke onderhoudsmiddelen worden gebruikt om de vloeren te onderhouden en wanneer er voor het laatst onderhoud is gepleegd. De telefoonapplicatie is voor vloeronderhoudsmedewerkers. Zij voorzien de app van input over vloeronderhoud –zoals welke onderhoudstaken wanneer zijn uitgevoerd en welke middelen daarvoor zijn gebruikt – en vullen op die manier de webapplicatie.” 

Geen verrassingen meer

“Het vloerenpaspoort kent een hoop voordelen”, zegt Chantal. “Met het vloerenpaspoort houd je de status van je vloeren continu up-to-date, omdat je op een heel makkelijke manier alle benodigde data verzamelt en borgt. Je beoordeelt vloeren bijvoorbeeld gemakkelijk aan de hand van een score: slecht, gemiddeld of goed. Zo kun je vloeronderhoud optimaliseren. Want weet je wat de staat is van je vloeren, dan weet je ook precies wat je nodig hebt. En kun je bijvoorbeeld vaker een kleine onderhoudsbeurt doen om een grote onderhoudsbeurt uit te stellen. Dat komt de kwaliteit en levensduur van vloeren ten goede én is duurzamer.” 

Chantal: "Het vloerenpaspoort geeft grip"

Vloeronderhoudsmedewerkers registreren achteraf in de app wanneer en welk onderhoud ze hebben uitgevoerd op de vloeren. Zo weten ze een volgende keer precies waarmee ze aan de slag kunnen. Daarnaast maken zij via de app makkelijk een melding van opvallendheden, bijvoorbeeld als een vloer verslechtert. Ook houden zij met het vloerenpaspoort bij welke middelen voor onderhoud gebruikt moeten worden. “Zo is er nooit het risico dat een vloer met een verkeerd middel wordt behandeld, waardoor deze onherstelbaar beschadigt.” De app gebruikt bovendien op een slimme manier beschikbare data. “De vloeren in een universiteitsgebouw kunnen bijvoorbeeld per ruimte verschillend zijn. Maar ze worden ook verschillend gebruikt. In de gang wordt veel meer gelopen dan in de vergaderruimte. Houd je de status bij, dan weet je bijvoorbeeld dat je in veelgebruikte ruimtes vaker onderhoud moet doen dan in ruimtes die minder intensief gebruikt worden.”

Het vloerenpaspoort geeft overigens niet alleen grip op kwaliteit, maar ook op kosten, benadrukt Chantal. “Het paspoort geeft actuele en complete informatie om een meerjarenonderhoudsplan op te kunnen stellen. Dat helpt kosten in te schatten en budgetten te stellen voor de toekomst. Klanten komen zo niet meer voor verrassingen te staan.”

Compleet vloerenoverzicht

Hoe meer vloeren je hebt, hoe meer profijt je hebt van het vloerenpaspoort. “In principe is het in alle sectoren en voor alle klanten interessant, maar hoe meer vloeren je hebt, hoe moeilijker het is om grip te houden op het vloeronderhoud. Met het vloerenpaspoort houd je zelfs met tienduizend vloeren of meer het overzicht.” Organisaties weten niet altijd precies welke vloeren zij hebben en welke kwaliteit zij hebben. Dit maakt het moeilijker om een compleet beeld te geven aan een potentiële onderhoudspartij bij een aanbesteding. Asito kan bij elke klant het volledige vloerenoverzicht in kaart brengen als de klant dat wenst. “Omdat we dat direct vastleggen in het paspoort, hoeft een klant dat nooit meer te doen. Dat scheelt tijd en geld; klanten kunnen daardoor gerichter aanbesteden in de toekomst.”

De applicatie is eenvoudig in gebruik. Chantal: “Hij is gebruiksvriendelijk. Er is geen extra training of instructie voor klanten of onderhoudsmedewerkers nodig om de applicatie in de praktijk toe te passen.” 

Innovaties die werken

Het vloerenpaspoort is nog in ontwikkeling; Asito heeft het de afgelopen tijd op meerdere locaties getest en de reacties zijn positief. Digitale registratie op de werkvloer wordt steeds meer vanzelfsprekend”, aldus Chantal. “We willen duurzamer en efficiënter werken, werkdruk verlagen, kwaliteit verhogen en tevreden klanten. Een innovatieve oplossing is voor ons pas een goede oplossing als we er allemaal baat bij hebben; Asito, onze medewerkers én onze klanten. Het vloerenpaspoort is daar een uitstekend voorbeeld van.”