600 uur per week minder planningstijd door One Go bij een vakantiepark

Usecase 1. Meldingen voor de technische dienst

Het probleem

Bij vakantieparken worden de taken voor de technische dienst vaak op papier geregistreerd. Doordat de taken voor de technische dienst niet digitaal op elke plek beschikbaar zijn, moesten zij continu teruglopen naar de receptie om de taken/ meldingen in te zien. Dit zorgt voor inefficiënte looproutes en lange oplostijden. Ook voor de gast brengt dit frustraties met zich mee: zij moeten het park over lopen om een melding te maken om vervolgens in de rij te staan bij receptie. Dit komt niet ten goeden van de beleving. Daarnaast kost het voor de receptioniste veel tijd om alle meldingen te ontvangen, registreren en uit te zetten naar de juiste persoon.  Daarnaast is beperkt historische data beschikbaar over storingen, meldingen en uitgevoerde taken. Het is daardoor lastig te leren wat er verbeterd kan worden. Zo bleek dat bij een vakantiepark klant van Asito, in een type accommodatie de afzuigkap regelmatig kapot was, omdat de filters verkeerd geplaatst werden. Door een interventie zijn er 300 defecten voorkomen.

De oplossing

Met One Go  kan iedereen die dit wil - gasten, receptionistes of schoonmaakmedewerkers -  vanaf elke plek in  het park digitaal meldingen aanmaken. Daarbij wordt een specifieke locatie meegegeven op basis van GPS herkenning, het betreffende object, wat er mis is en er kan een foto toegevoegd worden. Hierdoor kan er op een makkelijker manier, betere meldingen aangemaakt worden. De technische dienst kan de melding direct inzien op zijn telefoon en oppakken.- De gasten hoeven niet meer het hele park over om een melding te doen, de receptioniste hoeft dit niet meer te registreren en de technische dienst hoeft niet steeds heen en weer te lopen naar de receptie. Hierdoor worden veel inefficiënties uit het proces gehaald. Daarnaast wordt er waardevolle data verzameld over de storingen, dit kan dienen als input voor verbeteringen en onderhoud van assets.

Usecase 2. Schoonmaaktaken plannen

Het probleem

De schoonmaak van vakantiewoningen plannen is zeer complex. Er moet rekening worden gehouden met de beschikbare tijd van medewerkers en loopafstanden. Dit terwijl accommodaties verschillende schoonmaaktijden hebben. In de praktijk betekent dit dat er veel tijd gaat zitten in het maken van planningen (6 uur per week) en dat de planningen alsnog niet efficiënt zijn. Er worden geen logische routes gehanteerd en de schoonmaakuren worden niet volledig uitgeput. Dit zorgt ervoor dat er meer schoonmaakuren ingezet worden dan benodigd (soms wel 10%). Met name in de zomerperiode is dit kostbaar doordat flexibele krachten ingehuurd worden.

De oplossing‍

‍One Go  maakt voor vakantieparken op basis van een algoritme automatische planningen voor schoonmaakmedewerkers. De leidinggevende hoeft enkel in te voeren welke accommodaties schoongemaakt dienen te worden, hoeveel tijd dit per accommodatie kost en de beschikbare tijd per medewerker. Hier komt geautomatiseerd een planning uit per medewerker op basis van de locaties van de accommodaties, urgentie en beschikbare tijd. Hierdoor is er tijd bespaard voor het maken van de planning en is de planning ook nog eens optimaal.

Usecase 3. Schoonmaaktaken digitaliseren

Het probleem

De planningen werden op papier meegegeven aan de schoonmaakmedewerkers. Dit is niet gewenst omdat er zo weinig inzicht is in de actuele status van de schoonmaaktaken. Dit betekent dat wanneer een gast arriveert, een receptioniste moet bellen om te controleren of het betreffende accommodatie al gereed is. Daarnaast zit er geen locatie aanduiding op de werkbriefjes waardoor de voordames op plattegronden met de hand per medewerker de woningen moest aanduiden. Toch  resulteerde in veel zoektijd omdat  (nieuwe) schoonmaakmedewerkers.

De oplossing

De schoonmaakmedewerkers krijgen in  One Go  een digitale takenlijst met daarop de accommodaties en taken die gedaan moeten worden. Dit wordt allemaal aangeduid met behulp van exacte locaties. Als de schoonmaakmedewerker aankomt bij de  accommodatie, kan hij de taak oppakken en na afloop afronden. Dit zorgt ervoor dat de receptie en leidinggevenden altijd realtime inzicht hebben in de status van de schoonmaak. Dit scheelt voor de receptie veel belletjes heen en weer en voor de schoonmaakmedewerkers het zoeken naar de juiste accommodaties. Ook draagt het bij aan de klantbeleving Omdat er geen onnodige wachttijd is doordat de receptie direct de status van de woning kan zien in One Go.

Conclusie

In deze bedrijfscase zien we hoe One Go oplossingen biedt voor vakantieparken, met name gericht op het optimaliseren van operationele processen. Van 600 uur per week minder planningstijd, tot het voorkomen van 300 potentiële defecten. Door digitale meldingen voor de technische dienst mogelijk te maken, elimineert One Go inefficiënte looproutes en verbetert de algehele gastervaring. Het automatiseren van schoonmaakplanningen zorgt voor tijdsbesparing en efficiëntere inzet van resources. Daarnaast, door schoonmaaktaken te digitaliseren met exacte locatieaanduidingen, wordt real-time inzicht geboden, wat de communicatie vermindert en bijdraagt aan een verbeterde klantbeleving. One Go's oplossingen richten zich op het stroomlijnen van processen, het verhogen van efficiëntie en het verzamelen van waardevolle data om de kwaliteit en service op vakantieparken te verbeteren.