AFAS bij Asito: efficiëntere processen en tevreden medewerkers binnen Asito

Waarom overstappen op AFAS?

Volgens Sjors was de overstap naar AFAS een strategische keuze om Asito toekomstbestendig te maken. "Eenvoud is een van onze kernwaarden, en we waren op zoek naar een systeem dat onze processen niet alleen efficiënter maakt, maar ook toegankelijker voor onze medewerkers. AFAS bleek de ideale keuze vanwege de gebruiksvriendelijke HR-functionaliteiten. Onze collega's kunnen nu eenvoudig zelf hun loonstroken inzien, verlof aanvragen en persoonlijke gegevens beheren, zonder afhankelijk te zijn van administratieve tussenstappen. Dit verlaagt de drempel voor medewerkers en zorgt ervoor dat zij direct toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.  

Daarnaast biedt AFAS ook uitgebreide mogelijkheden op financieel gebied, waardoor we niet alleen eenvoudiger, maar ook slimmer en efficiënter kunnen werken." AFAS is een bekende speler binnen de schoonmaakbranche en ondersteunt de cao van de sector. "Daardoor worden salariswijzigingen en cao-aanpassingen centraal verwerkt en weten we zeker dat we altijd volgens de regels werken," aldus Sjors.

Efficiëntere processen door automatisering

De overstap naar AFAS heeft veel administratieve processen binnen Asito verbeterd. "We werken nu met één systeem waarin facturen worden goedgekeurd, uren worden geregistreerd en medewerkers zelf hun gegevens beheren. Dit verlaagt de werkdruk voor administratieve teams en verkleint de kans op fouten," legt Sjors uit. "Voorheen moesten facturen handmatig verwerkt en gecontroleerd worden. Met de introductie van AFAS verloopt dat nu grotendeels automatisch, waardoor we sneller kunnen én met dezelfde nauwkeurigheid kunnen werken."

Impact op medewerkers en de werkvloer

Voor medewerkers betekent de verandering vooral meer zelfregie. "Waar ze vroeger afhankelijk waren van de administratie, kunnen ze nu via de AFAS-app zelf hun HR-zaken regelen. Dat maakt het proces sneller en transparanter."

Toch is wennen aan een nieuw systeem niet altijd makkelijk. "Niet iedereen voelt zich meteen comfortabel bij een nieuwe werkwijze. We hebben een breed scala aan middelen ingezet om medewerkers mee te nemen in deze verandering, zoals inloopsessies, livestreams, instructiekaarten en uitgebreide documentatie. Op deze manier hebben we ervoor gezorgd dat iedereen goed voorbereid en ondersteund werd tijdens de overgang naar het nieuwe systeem. Maar verandering kost tijd, dat is iets waar we rekening mee houden. We bevinden ons nu in de fase waarin de systemen draaien, maar de procesverandering nog volop gaande is. De echte winst – in efficiëntie, gemak en overzicht – verwachten we te behalen zodra deze nieuwe manier van werken volledig is geïmplementeerd. We realiseren ons daarbij dat het gevoel van verbetering voor sommige collega’s nog niet direct zichtbaar of voelbaar is. Daarom blijven we investeren in ondersteuning en verbetering, zodat iedereen uiteindelijk ook daadwerkelijk de toegevoegde waarde ervaart van deze implementatie.”

Uitdagingen bij de implementatie

De invoering van AFAS was een ingrijpend project. "De grootste uitdaging was de migratie van meer dan 9.000 personeelsgegevens. Dat moest foutloos gebeuren, wat een enorme klus was," vertelt Sjors. "Daarnaast moesten medewerkers wennen aan de standaardprocessen van AFAS. Het systeem biedt veel mogelijkheden, maar vraagt ook om een andere manier van werken." Ook de communicatie rondom de verandering bleek een uitdaging. "Ondanks een uitgebreide campagne merkten we dat sommige medewerkers zich onvoldoende geïnformeerd voelden. Dit kwam deels doordat informatie op verschillende kanalen werd gedeeld en niet iedereen dezelfde communicatieroutes volgt. Dat nemen we mee als leerpunt voor toekomstige projecten."

Wat betekent dit voor onze klanten?

Niet alleen intern, maar ook voor onze klanten heeft deze digitaliseringsslag voordelen. "Met AFAS kunnen we sneller schakelen. Klanten hebben via een online portaal direct inzicht in facturen, goedkeuringsprocessen en lopende opdrachten. Door de geautomatiseerde factuurverwerking en bankkoppelingen verloopt de administratie efficiënter en met minder kans op fouten. Bovendien biedt het systeem real-time projectinzichten, waardoor klanten beter op de hoogte zijn van de status van schoonmaakwerkzaamheden en sneller beslissingen kunnen nemen. In de toekomst willen we dit portaal verder uitbreiden met extra functionaliteiten om de samenwerking nog soepeler te laten verlopen. Dit versterkt de samenwerking en verhoogt de tevredenheid."

Wat staat er nog op de planning?

De implementatie van AFAS is pas het begin. "We kijken al naar verdere automatisering, zoals de koppelingen met andere systemen. Daarnaast willen we de AFAS-app uitbreiden met extra communicatiefunctionaliteiten voor zowel medewerkers als klanten." Volgens Sjors is digitalisering onmisbaar voor de toekomst van Asito. "Door slimmer te werken met technologie, kunnen we ons bedrijf efficiënter inrichten en onze klanten beter bedienen. AFAS vormt daarbij een belangrijke bouwsteen."
Met deze IT-vernieuwing zet Asito een grote stap vooruit. De komende jaren blijft de organisatie investeren in slimme technologie en automatisering, zodat we onze dienstverlening blijven verbeteren. Maar bovenal blijft eenvoud ons uitgangspunt: systemen die toegankelijk zijn, processen die helder en efficiënt werken en technologie die ons ondersteunt in plaats van belemmert. Want juist door het simpel en overzichtelijk te houden, maken we het verschil voor onze medewerkers en klanten.